Как написать правильный e-mail | Рабочее место, Карьера

Житель Дьюндина, Новая Зеландия, недавно признал себя виновным в том, что за последние четыре года он украл огромное количество писем. Кипы бумажных посланий высотой в три фута хранились у него по всему дому. Почему? Просто он был одинок и любил читать чужие письма. В некоторых конвертах даже были банковские чеки, но он не предпринял ни единой попытки, чтобы их обналичить. Он просто чувствовал себя счастливым, читая письма.

Если вы отсылаете электронное сообщение не этому парню, то вам придется потрудиться над своим посланием, чтобы адресат захотел его прочитать. Ниже приведены советы, используя которые вы сможете привлечь внимание к своему письму. Можете также заглянуть в книгу Джулии Бик (Julie Bick) “The Microsoft Edge” (Atria Books, 2001).

- Хорошо ли вы обдумали то, о чем хотите написать? Опыт различных встреч неоспоримо свидетельствует: чем меньше вы говорите, тем больше внимания вам уделяют люди, когда вы все-таки решаете высказаться. То же самое и с электронной почтой. Соберите все свои мысли воедино, изложите их и только тогда отправляйте письмо.

- Указываете ли вы тему письма? У вас есть от трех до шести слов, чтобы заставить адресата обратить внимание на то, что вы написали. Не будьте бесцеремонны. Подберите что-нибудь оригинальное для темы послания, и это значительно увеличит ваши шансы быть услышанным.

- Всегда ли вы лаконичны? Трудно припомнить, сколько я получил электронных писем объемом в четыре-пять страниц. Зарубите себе на носу: чем короче послание, тем лучше. Создайте себе репутацию человека, который не будет отнимать у людей время зря и умеет сразу перейти к делу.

- Не рассылаете ли вы по электронной почте анекдоты, приложения в несколько мегабайт и «письма счастья»? Если вы когда-нибудь ждали в течение нескольких минут, пока загрузится совсем не смешное приложение, то вам понятно, почему необходимо ограничивать объём отсылаемых писем. На один шуточный e-mail, после которого у меня живот болит от смеха, приходится сто экземпляров, не вызывающих ничего, кроме изжоги.

- Включаете ли вы в текст письма копию того, на что вы отвечаете? Я получаю очень много почты и потому по-настоящему ценю, когда кто-то прилагает копию своего предыдущего письма. Это помогает мне быстрее вспомнить тему беседы. Конечно, это сделает послание длиннее, однако это гораздо лучше, чем копаться в удаленных файлах или в своей памяти с целью вспомнить, о чем же мы все-таки говорили.

И последнее: недавнее судебное разбирательство, связанное с корпорацией Microsoft, должно напомнить вам, что одинокие почтальоны Новой Зеландии не единственные, кто читает чужие письма. Прежде, чем отправить e-mail, подумайте, как будет звучать ваше сообщение в зале суда.

По материалам статьи Боба Рознера (www.workingwounded.com)